Com objetivo de otimizar a gestão documental e processual, proporcionando mais qualidade, celeridade e transparência nos serviços prestados à população, a Prefeitura de Porto Velho, por meio da Superintendência Municipal de Tecnologia da Informação e Pesquisa (SMTI), trabalha na configuração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

O trabalho denominado de parametrização consiste em inserir os dados essenciais das secretarias municipais, como usuários, permissões, unidades organizacionais, siglas e hierarquias. “Essa etapa é fundamental para a implantação do sistema, pois envolve toda carga inicial de informações e a adaptação do SEI às necessidades específicas de cada órgão”, explica o titular da pasta, Cezar Marini.

Além da inserção de dados, é necessário configurar o cadastro de cada órgão da gestão municipal, unidades, cargos, tipos de documentos, processos e níveis de acesso. Também é preciso fazer a vinculação adequada de cada servidor ao seu respectivo perfil de permissão. O sistema ainda requer a personalização de dados institucionais, como siglas oficiais, páginas de autenticação e a estrutura hierárquica das unidades administrativas.

“A parametrização é considerada uma fase crucial para garantir o funcionamento eficaz do SEI, assegurando que todas as funcionalidades estejam alinhadas com a organização interna de cada entidade”, disse o superintendente.

IMPORTÂNCIA

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma solução para produção e gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos, desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) e cedida gratuitamente para instituições públicas, com o objetivo de promover a eficiência administrativa.

A qualidade do sistema é atestada por todo arcabouço de benefícios que oferece, destacando-se por facilitar a integração com outros sistemas de processo eletrônico, melhorar a gestão e otimizar fluxos, permitindo o trabalho colaborativo, amplamente experimentado por diversos órgãos da federação que o utilizam.

Por se tratar de uma ferramenta que promove a eficiência, transparência e sustentabilidade na gestão de documentos e processos administrativos em órgãos públicos, o SEI facilita o acesso à informação, agiliza a tramitação de processos, reduz custos e ainda contribui para a preservação do meio ambiente, devido à significativa redução no consumo de papéis.

Para a população em geral, o sistema permite que os munícipes acompanhem o trâmite de processos e documentos de forma pública e transparente, quando permitido, através da internet, o que aumenta a acessibilidade e a participação cidadã.

Outros benefícios:

- Redução da burocracia: a tramitação eletrônica de processos agiliza a resolução de demandas, diminuindo a burocracia e o tempo de espera por respostas.
- Transparência e controle social: o acesso facilitado aos documentos e processos possibilitam maior controle social sobre as ações do poder público, promovendo a transparência e a accountability (responsabilidade).

“Em resumo, o SEI é uma ferramenta fundamental para a modernização da gestão pública, promovendo a eficiência, a transparência, a sustentabilidade e a participação cidadã, com impactos positivos tanto para a administração pública quanto para a população”, enfatizou Cezar Marini.

TESTES

Depois da fase de parametrização das informações de todas as secretarias, unidades da administração municipal, dados dos servidores, cargos e lotação, entre outros, será disponibilizado um ambiente de testes no próprio SEI da Prefeitura para os servidores que já realizaram o treinamento, habituarem-se com a ferramenta.

Paralelamente a isso, será feito um teste (piloto) na Procuradoria Geral do Município (PGM). E, finalmente, estando tudo funcionando como o programado, o sistema será colocado em utilização oficial, com previsão para a segunda quinzena de agosto deste ano.